1.1 人生第一次培训
当了品质组长以后，卢子手下就有3个组员，这些人都是刚毕业的学生。品质方面的技能肯定要教会，但这不是一时半会儿就可以掌握的，可以先缓一缓。当务之急是教他们做报告，报告是直接呈现给领导看的，其他工作做得好不好领导并不能直接看到，但报告做得不好领导可是看在眼里，挨批的还是卢子本人。
想法已定，卢子就召集了所有组员进行了一次简单的培训，内容是《出货检查不良报告》的制作。主要包含三大方面的内容。
◎ 数据录入的一些技巧，如图1-1所示，在模板内录入内容。
图1-1 数据录入模板
◎ 图片处理的技巧，如图1-2所示。
图1-2 图片处理
◎ 打印的技巧，如图1-3所示。
图1-3 打印
一份表格只有经过这三大步骤才算完整，原始数据和图片都是根据检查现场获得，不能随意捏造！
1.1.1 快速准确录入数据
卢子的话刚说完，就听到组员潘小姐在发牢骚。
潘小姐：这些有什么好说的，以前读计算机专业的时候都学过。
卢子：很好，就由你先来制作第一张表格。
潘小姐：做就做，谁怕谁！
说完，就看见潘小姐来到电脑前操作起来。卢子仔细观察着她的录入过程，里面内容怎么写她就跟着写，没有涉及任何快捷键和单元格设置。比如2009年6月10日，就照着这个日期录入，就连“检查数”全部都是245也逐一录入。
看到这里，卢子不由得打断了还在操作的潘小姐。
卢子：先停一停，你知道“快捷键”这个词吗？
潘小姐：我打字速度很快，从来不记这些快捷键。
卢子：(⊙o⊙)啊！记住常用的几个快捷键能够使你事半功倍，靠笨方法不可取。就如输入2009年6月10日，这个是当天日期。其实用快捷键Ctrl+；就可以快速输入，这样还能保证数字录入的准确性，如图1-4所示。
图1-4 快速录入当天日期
突然，另一个组员杨小姐打断我的话：这样输入的是2009-6-10，跟2009年6月10日并不一样啊。
卢子：没错。其实这只是第一步而已，还剩下一个关键的步骤，就是设置单元格格式。按快捷键Ctrl+1，弹出“设置单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡，然后在“分类”列表框中选择“日期”选项，并在“类型”列表框中选择包含年月日的类型，观察示例的变化，如图1-5所示。
图1-5 设置日期格式
看卢子操作这么烦琐，潘小姐坐不住了：这样输入的话比我那个方法麻烦一百倍，有什么用？
卢子耐心解释：其实我们制作表格并不是为了图一时方便，而是为了长久的使用，要想到表格的扩展性，这才是关键。比如，我设置好了单元格格式，以后别人只需要按快捷键Ctrl+;就可以录入带年月日的日期，而不用每次录入所有内容。
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其实这里如果用函数的话，可以获取动态日期，也就是说，每天的日期都会自动改变，而不必使用快捷键，这样就能一劳永逸。
=NOW()
=TODAY()
在后来的表格中，只要是日期需要经常变动的，卢子都采用函数来解决（注：截图为2017年截图，所以显示2017年日期），如图1-6所示。
图1-6 用函数获取当天日期
设置单元格格式的作用其实还有很多，就如将“检查日期”设置为“文本”格式，如图1-7所示。
图1-7 设置“检查日期”格式
如果没有设置为“文本”格式，在其他任何单元格中输入“090610”，按Enter键，首个“0”就会自动消失，如图1-8所示，不信你们可以自己动手试试。
图1-8 自动消失的“0”
组员们尝试了几次后，终于都承认了这个事实。
其实这里也可以直接在单元格中输入“,090610”，也就是在数字前面增加一个“'”，这样就等同于文本格式。
看着组员们终于有一点点改变，卢子趁热打铁：大家有没有注意到“不良等级”这里，其实可以通过下拉菜单选择，如图1-9所示。通过设置下拉菜单，可以更准确地输入等级，防止出错。
图1-9 下拉菜单选择
对于“不良等级”可能体现不出价值，但如果对长字符串的内容就非常明显，比如输入供应商名称，如图1-10所示。
图1-10 输入供应商名称
下拉菜单的制作，如图1-11所示，选择单元格区域F13:F16，切换到“数据”选项卡，再单击“数据验证”（注：低版本叫“数据有效性”）按钮，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，来源设置为A, B, C，最后单击“确定”按钮。切记，要在英文状态下输入内容。
图1-11 序列的设置
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有时候需要生成A～Z这样的字母，直接输入A并下拉得到的将全部是A，并不会自动变成B、C，如果借助公式就可以轻松实现，如图1-12所示。
图1-12 输入字母
=CHAR(64+ROW(A1))
A的ASCII码是65, B的ASCII码是66，以此类推。而ROW函数是获取1～N这种序号，ROW(A1)是1, ROW(A2)是2。64+ROW(A1)是65，这样嵌套CHAR函数就得到了相对应的字母。
我们在录入检查数的时候，检查数都是相同的数字，一个个录入效率很低，这时可以尝试下这个方法：选择单元格区域H13:H16，输入245，最后按快捷键Ctrl+Enter，如图1-13所示。
图1-13 快速录入相同数据
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这里的检查数和E10单元格中的检查数其实是一样的，也就是说，可以直接引用这个单元格来自动生成。在H13单元格中输入公式，并向下填充公式，如图1-14所示。
图1-14 填充公式
=$E$10
1.1.2 图片处理小妙招
卢子：制作报告有一个很重要的环节，就是图片的处理。通过照相机拍摄的图片只是原始图片，我们还需要对图片进行简单的描述，这样别人才能清楚地知道问题出在哪里。
现在以其中的“Richell盖装反”这项不良信息进行说明。
切换到“插入”选项卡，再单击“图片”按钮，浏览到图片所在的位置，选中如图1-15所示的两张图片，最后单击“插入”按钮。图片插入后，大家怎样调整大小呢？
图1-15 插入图片
其实，卢子的组内还有一个成员，那就是卢子的同学，就叫他陈先生吧。
这回终于轮到陈先生发言了：如图1-16所示，将鼠标指针移到图片4个顶点的中间，会出现一个能上下拖动大小的双箭头，可以利用它进行调整。
图1-16 中间双箭头调整
卢子：这是一种可行的方法，但这样调整处理的图片容易变形。我们可以找另外4个点进行调整。如图1-17所示，在图片的4个边角进行拖动，这样图片的放大缩小就保持固定的比例而不会导致变形。
图1-17 边角双箭头调整
更多的时候，卢子是利用“图片工具”输入数据进行大小的调整，如图1-18所示。这样有一个好处，可以将所有图片的大小都设置成一样的，比用双箭头调整更快捷。
图1-18 输入调整
图片处理还有很多技巧，我再简单介绍下，其他的还得靠大家平时多去学习。图片大小调整后，需要将一些内容重点圈出来并进行说明。如图1-19所示，切换到“插入”选项卡，单击“形状”按钮，在弹出的下拉菜单中选择长方形，当然也可以选择其他的形状。插入形状后对形状进行一些简单的设置，这个就留给大家去摸索，一口吃不成胖子，慢慢来。
图1-19 插入形状
组员应声：没想到小小表格要学习的东西还挺多的。
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要养成一个好习惯，就是将图片和形状组合起来，这样移动时才不会导致形状错位。按住Ctrl键选中每一个图形，右击，在弹出的下拉菜单中选择“组合”命令，如图1-20所示。
图1-20 选择“组合”命令
1.1.3 排版打印细节
卢子：现在讲一下排版打印的问题，因为数据录入、图片处理最终都是为了打印出来交给领导。虽说这个是模板，事先已经设置成一页打印，但有时一些误操作会导致一页内容容纳不了，比如在表格插入一列后的打印预览效果，打印预览的快捷键为Ctrl+P。如图1-21所示，这样打印出来的表格很不美观，就得查看原始表格，看看是什么原因。在表格中插入行列或者图片太大等，应重新调整大小，设置成一页打印。
图1-21 打印预览
其实做表格与检查产品一样，都需要细心，只有细心才能做好工作。
组员：以后我们会用心做好表格的，请你放心。
卢子：这样最好了。今天的培训就到此结束，我只是教大家一些简单的方法，要靠大家多动手操作才能掌握好，以后在实际操作中有问题可以随时找我。