2.1 如何能做好准备工作
制作工资表与发放工资是薪酬基础管理人员（薪酬专员／助理）必备的工作技能。制作工资表与发放工资前需要做细致的准备工作，只有将准备工作做到位，才能保证工资准确、及时地发放。这些准备工作主要包括以下两个方面。
（1）学习与理解制作工资表与发放工资所需的知识；
（2）收集与汇总制作工资表与发放工资所需的数据。
2.1.1 学习与理解制作工资表与发放工资所需的知识
制作工资表和发放工资前，薪酬专员需要认真研读、学习并深入理解一些必备的专业知识，主要包括以下几个方面。
1．学习与理解薪酬相关管理制度
薪酬专员要认真学习与理解企业现行的薪酬相关管理制度，这些制度一般包括《工资管理制度》《绩效考核管理制度》《福利管理制度》《考勤管理制度》。在这些制度中，要重点掌握工资结构、工资核定标准、计薪周期、工资保密规定、绩效考核周期、绩效考核基本办法、福利的基本内容、与工资相关福利的计算办法、考勤基本规定、与工资相关的考勤管理规定等。
除此之外，薪酬专员还需要学习与薪酬管理有一定关联的管理制度，例如《招聘管理制度》《转正考核管理制度》《离职管理制度》《调动管理制度》《员工奖惩管理制度》等。这些制度涉及工资核算问题，尤其要注意学习并掌握与工资有关联的相关条款。
2．学习与理解薪酬管理流程
薪酬管理流程与制度有较大的区别，薪酬管理流程侧重从接口关系及做事步骤的角度明确工作的规范性。但不同规模的企业在管理规范程度上区别很大，并不是每个企业都有书面的工作流程规范。薪酬专员可以从书面规范文件、同事、上级等处多方面寻求帮助，以明确薪酬管理的流程要求，为制作工资表及发放工资做好准备。
3．学习与理解薪酬相关法律法规
在我国，与薪酬相关的法律法规主要包括国家《工资支付暂行条例》和地区性《工资支付条例》，以及《最低工资标准》《中华人民共和国个人所得税法》等，还有《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》以及地区性《劳动合同法》中与工资相关的条款。这部分内容可以参照本书第9章，其中有详细阐述。
4．学习与理解基础财务知识
作为薪酬专员，基础财务知识不是一个必需项，但掌握一些基础财务知识可促进薪酬管理工作的顺利开展。薪酬作为人工支出会体现在企业的财务报表中，另外，薪酬专员的部分工作要与财务管理接口，例如工资统计数据、工资发放时的支付请款、报个人所得税等。这也是部分规模较小的企业选择由财务人员来核算和发放工资的原因。
小贴士：HR人员应该掌握一些财务知识
在实际工作中，与人力资源薪酬相关的岗位工作，甚至是人力资源经理级以上的管理岗位，都会运用到财务知识，或者说，其工作内容与财务管理有一定的关联。笔者基于十多年的人力资源管理和企业运营管理工作经验，认为掌握一定的财务知识是非常必要的，主要有三个方面：首先，要能看懂财务的“三个表”，即“损益表（或称利润表）”“资产负债表”和“现金流量表”，通过这三个表从利润、资产、现金三个维度记录和衡量企业运营的过程和结果；其次，要理解这三个表之间的勾稽关系，比如要掌握基础的“收入-成本／费用=利润”“资产-负债=所有者权益”及“现金流入-现金流出=净现金流”等关系；最后，要掌握人力资源管理与财务报表的关系，比如工资／福利在财务上体现的记账科目、人工成本占总成本或总费用的比例、人工成本与利润的关系等。
2.1.2 收集与汇总制作工资表与发放工资所需的数据
制作工资表和发放工资前的另一项重要准备工作就是收集和汇总所需的基础数据。为了一目了然，我们把这些数据整理在一个表格内，如表2-1所示。
表2-1 制作工资表和发放工资前的数据准备一览表
下面，我们逐个分析这些与工资表相关的基础数据和表样。
1．新进员工管理——招聘专员——《新进员工统计表》
新进员工一般在工资核算当月有未出满勤的情况，由招聘专员进行统计，使用的表样见表2-2。
表2-2 新进员工统计表
2．离职员工管理——员工关系专员——《离职员工统计表》
离职员工除了在工资核算当月有未出满勤的情况外，还涉及是否有代通知金、补偿金等，由员工关系专员统计，使用的表样见表2-3。
表2-3 离职员工统计表
3．调动员工管理——员工关系专员——《调动员工统计表》
调动员工主要涉及部门变化、岗位调整和工资调整，原则上要按照调整时间分前后两段对工资分部门、分额度核算，由员工关系专员统计，使用的表样见表2-4。
表2-4 调动员工统计表
4．转正员工管理——绩效考核专员——《转正员工统计表》
转正员工主要涉及转正前和转正后的工资变动，原则上要按照转正时间分前后两段对工资分别进行核算，由绩效考核专员统计，使用的表样见表2-5。
表2-5 转正员工统计表
5．绩效考核结果——绩效考核专员——《绩效考核结果表》
绩效考核结果涉及所有有绩效工资的员工，所以，在制作工资表和发放工资的准备工作中，绩效考核结果是非常重要的一项，由绩效考核专员统计。由于岗位属性或公司业务性质的差异，具体的表样可能会有很大差别，在此，仅提供一个通用的模版以供参考，见表2-6。
表2-6 绩效考核结果表
6．工资调整管理——薪酬专员——《工资调整统计表》
工资调整可能是由多种原因造成的，如职位升迁、调整，或定期的工资调整，或年度的工资调整，由薪酬专员统计，使用的表样见表2-7。
表2-7 工资调整统计表
7．员工考勤管理——薪酬专员——《员工考勤统计表》
员工考勤表用于记录员工出勤情况，与工资有直接的关联，其中多项涉及工资扣款，如迟到、早退、旷工等，由薪酬专员统计，使用的表样见表2-8。
表2-8 员工考勤统计表
8．员工社保／公积金管理——薪酬专员——《员工社保／公积金统计表》
员工的社会保险（五险）、公积金中有按月计算的个人扣款部分，必须提前统计，并列入工资中，由薪酬专员统计，使用的表样见表2-9。
表2-9 员工社保／公积金统计表
9．员工补贴管理——薪酬专员——《员工补贴统计表》
员工补贴涉及工资的增项，补贴可能是福利，也可能是临时工资，原则上补贴应全部列为税前工资，由薪酬专员统计，使用的表样见表2-10。
表2-10 员工补贴统计表
10．员工扣款管理——薪酬专员——《员工扣款统计表》
员工扣款涉及工资的减项，扣款可能是员工惩款，也可能是福利费用，如宿舍费等。扣款分为税前扣款和税后扣款，要注意区分，由薪酬专员统计，使用的表样见表2-11。
表2-11 员工扣款统计表
11．其他与工资相关的管理——各HR专员——相关统计表
除以上与工资相关的通常项目和常用表格外，在实践中还可能有其他的管理项目与工资相关，薪酬专员要注意及时收集与整理，与各HR团队成员紧密交流，并积累形成固定格式的统计表，以提高工作效率。
小贴士：E-HR在企业中的应用
从做工资的准备工作中，可以看出工资涉及的HR管理环节比较多，准备的表格也比较繁杂，而且大部分都与数字有关。如果能有一套信息化系统，不仅能大大减少工作量，还能保证工作的准确性。企业大多是从薪酬模块的需要出发购买E-HR系统的，甚至在一些OA软件产品和财务软件产品中也带了一小部分的薪酬模块。的确，对于人员规模达到一定程度的企业来说，如人员规模在500人以上，使用E-HR系统会大大提高HR管理效率，尤其是薪酬管理的工作效率。但在本书中，笔者还是将制作工资表、发工资的相关表格、细节一一罗列，主要原因是绝大多数中小企业没有配备E-HR系统，还处在靠人工用Excel解决问题的阶段。此外，即使配备E-HR系统，HR人员也要全面理解制作工资表、发放工资的详细过程和原理，如此才能为今后职业发展中的流程改进、E-HR系统设计与上线、制度化建设和战略调整做好基础准备工作。