1.2.1 案例1:×××项目进度延误和资源缺失
我们先来看案例1：项目进度延误和资源缺失。
动手示例
项目经理Tom发现项目已严重延期，工作进度落后计划超过3周。资源也出现短缺，部分工作无法正常开展。Tom将此现状告知ChatGPT，并提出以下问题。
Tom：项目现已严重延期，请分析可能的原因并给出解决措施。我们应如何协调资源以保证项目最终按期完成？
ChatGPT的回答如下。
可能的原因有：
（1）项目计划不合理，工作或资源任务量被低估。
（2）团队工作效率过低，各项工作任务消耗时间过长。
（3）项目依赖的其他工作或资源进度出现问题，导致延误。
解决措施包括：
（1）重新评估项目计划，对后续工作任务的难易度及所需时间与资源进行修正。
（2）增派人员或调整工作内容，优化资源配置，提高团队工作效率。
（3）与相关部门或供应商重新沟通，加快其工作进度与资源供应速度。
为保证项目最终如期完成，建议：
（1）针对工作任务重点优先进行进度赶超与资源补充。
（2）利用以往项目数据，评估工作任务消耗多少时间，确定后续各阶段的工作重点与进度。
（3）加强项目团队与相关部门的协调，实时掌握工作进展与资源供应情况，实施精准的进度控制与管理。
通过这种问答的方式，项目经理与ChatGPT共同分析了项目进度延误的主要原因，并提出相关的解决策略与措施。这有助于项目经理制定全面而个性化的解决方案，对项目进度实施有效管控，最大限度地降低项目最终延期完成的风险。
Tom认为上面的表述可能太抽象，这并非ChatGPT的问题，而是我们提出的问题不够具体。
提示
在向ChatGPT提出问题时，我们应该尽可能详细，并且指明我们的需求，如返回表格和图表等。
为了获得更加清晰的回答，Tom会接着提出需求。
我有如下对项目进度的描述：帮我生成表格，采用Markdown代码返回。
在工作任务方面，共有两个任务，分别需要完成的时间为3周和2周。根据计划进度，任务1应该在5周内完成，任务2应该在3.5周内完成。然而，截至目前，任务1已经延误了2周，任务2也已经延误了0.5周，需要采取相应措施来缩短时间。
在资源供应方面，有两个资源：资源1和资源2。根据计划供应，资源1需要4名人员，而资源2需要10台设备。然而，实际供应方面遇到了问题，资源1只提供了2名人员，资源2只提供了7台设备。这些资源的延误也导致了任务的延误。
ChatGPT的回答如下。
|工作任务|计划所需时间(周)|实际所需时间(周)| 计划进度(周)|实际进度(周) |
|:-:|:-:|:-:|:-:|:-:|
|任务1|3| 5|5|7|
|任务2|2| 3.5|3.5|4|
|资源|计划供应|实际供应|
|:-:|:-:|:-:|
|资源1|4名|2名|
|资源2|10台设备|7台设备|
Tom将这些代码保存为Markdown文件格式（.md），然后使用相应的工具浏览Markdown文件，可看到如图1-1所示的表格。
图1-1 浏览Markdown文件
从图1-1可以看出，实际上有两个表格，一个是任务表，另一个是资源情况表。由于使用了表格显示，问题变得更加直观易懂。有关Markdown的使用将在2.2节详细介绍，这里不再赘述。
如果Tom觉得这种表格形式仍然很抽象，他可以让ChatGPT帮助他将表格转换为图表形式。
提示
由于ChatGPT目前存在图片生成问题，我们可以考虑使用相应的程序代码（如VBA或Python）来呈现表格数据。这需要项目经理具备一定的编程技能，同时也说明单纯的技能并不能使一个项目经理成为优秀的领导者。一个好的项目经理应该具备跨学科的能力，能够协调和沟通不同领域的专业人才。
由于Tom对ChatGPT编程很熟悉，因此可以考虑让ChatGPT生成相应的Python代码来帮助绘制任务情况图表。
Tom会接着提出如下需求。
有如下任务表，帮助我绘制成为柱状图，返回Python程序代码，注意中文乱码问题。
|工作任务|计划所需时间(周)|实际所需时间(周)| 计划进度(周)|实际进度(周) |
|:-:|:-:|:-:|:-:|:-:|
|任务1|3| 5|5|7|
|任务2|2| 3.5|3.5|4|
将上述代码保存为．py（Python代码文件）文件，然后运行Python代码后可以看到如图1-2所示的对话框。
图1-2 运行结果
单击对话框工具栏中的
按钮，就可以保存图片。从图1-2所示的柱状图表中，可以非常形象地看出项目的进度情况，毕竟人是“视觉动物”。